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Modelo de "COMUNICADOS INTERNOS"

La comunicación interna en la empresa se considera, a menudo, como un asunto de menor importancia, sin embargo, constituye el vehículo de información sobre asuntos que deben tratarse dentro de la empresa.

MEMORÁNDUMS:

Los memorándums o notas internas se utilizan en la empresa:
  • Para realizar pequeños informes.
  • Para solicitar información.
  • Hacer anuncios diversos acerca de múltiples asuntos, desde cambios en las líneas estratégicas de la compañía, hasta nuevas políticas de recursos humanos.

    Además, en sí mismo, este tipo de documento refleja el día a día de una empresa, las decisiones que se han adoptado y las acciones que se han propuesto o realizado.

    Tanto los redactores de las notas internas como los destinatarios, consideran éste un asunto rutinario y aburrido, una tarea menor y además bastante engorrosa. Sin embargo, las notas internas, si son claras y concisas, facilitan el trabajo, despejan dudas e incluso pueden sustituir, en algún caso, a algunas reuniones de tipo informativo.

    Para que una nota interna sea eficiente, es decir que los destinatarios presten atención y la comprendan en su totalidad, tienen que ser concisas y breves para no desanimar al lector.

    Los formatos tiene que resultar atractivos a la vista y tan cuidados como cualquier otro documento generado en la empresa, aunque el tono es más informal que el una carta.

    Si bien es cierto que muchas de las notas que se escriben a diario en las compañías podrían sustituirse por llamadas telefónicas, todo escrito tiene ventajas que, hoy por hoy, son insuperables. En primer lugar, a las palabras se las "lleva el viento" y las notas internas, se archivan y constan para el futuro. En segundo lugar, si está bien redactado, un memorándum no deja asuntos en el aire.

    Las empresas que disponen de sistemas de correo electrónico están sustituyendo gradualmente el típico memorándum por mensajes, que en realidad cumplen la misma función, excepto en cuanto a su archivo; ya que todavía la mayoría de nosotros no hemos adquirido el hábito de conservar con orden y método los mensajes de correo electrónico, por supuesto, salvo excepciones.

    FORMATO:

    Generalmente, las notas internas o memorándum se escriben en papel con el logotipo de la compañía, sin que sea necesario que figuren el resto de los datos (dirección, teléfonos, fax, etc.). Actualmente, es bastante habitual disponer del logotipo de la compañía en formato electrónico que se puede insertar con facilidad en cualquier documento que se genere en el ordenador personal.

    Las empresas suelen tener un formato establecido de nota interna, que con ligeras variables se ajusta a las características que se indican a continuación:

  • Encabezamiento.
    En primer lugar figura el título de la comunicación, destacado y centrado entre los márgenes izquierdo y derecho del papel. A continuación, deben figurar la fecha y nombre del emisor y receptor. Finalmente el asunto o referencia del memorándum.

  • Cuerpo del documento:
    En el cuerpo del documento se expone la información que se debe transmitir, redactado de forma sencilla, evitando utilizar formalismos y con un lenguaje lo suficientemente cuidado como para que no se preste a mala interpretación o confusiones.

  • Cierre:
    En el cierre figura la despedida, que aunque no es necesario que sea tan formal como en una carta, debe ser cortés.

    Generalmente, y dado que en el encabezado figura ya el nombre del emisor, no es necesario incluir la antefirma, salvo en aquellos casos en que en el encabezado se haya consignado exclusivamente el nombre del departamento que emite la nota.

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    Fecha de última actualización: 17/07/2014

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