Se denomina documento oficial al emitido por cualquiera de los órganos de la Administración Pública o a los documentos que las entidades o los ciudadanos dirigen a dicha Administración en cuanto y desde el momento en que exista un expediente administrativo así como aquellos que con carácter oficial se intercambian entre los distintos departamentos de la propia Administración.
Aunque se han eliminado los formalismos en los documentos generales a presentar en la Administración, en la práctica y para facilitar su redacción, se siguen utilizando determinados formatos. Por considerarse como documentos de uso mas general, ASPM presenta las principales características de:
las instancias,
los oficios y;
los certificados.
Las instancias son el documento mediante el que se realiza una solicitud a un organismo público o a una persona que tenga la representación del mencionado organismo.
Se debe utilizar papel blanco, sin ningún membrete. Tiene cuatro partes claramente diferenciadas:
1) Encabezamiento donde figuran los datos personales de la persona que firma el documento: Nombre y apellidos, domicilio, Documento Nacional de Identidad o NIF y cualquiera otra información que se considere necesaria. Conviene hacer referencia al expediente administrativo, en su caso, puesto que agilizará el trámite.
2) Cuerpo del documento, donde se exponen los hechos que motivan la solicitud.
3) Solicitud que debe ser concisa, corta y consecuente con lo expuesto en el cuerpo del documento.
4) Pie, en la que puede figurar una frase de cortesía, fecha y firma.
PRESENTACIÓN
La Ley regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado. Los documentos dirigidos a las entidades de cualquier Administración Pública (Central, Autonómica o Local) pueden presentarse:
En la oficina del registro de la entidad a la que dirigen.
En las oficinas de registro de cualquier órgano de la Administración del Estado.
En las oficinas de Correos.
En las representaciones diplomáticas y consulares de España en el extranjero. >
Asimismo, los ciudadanos pueden entregar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración General del Estados y sus Organismos públicos, además de en la propia entidad a la que se dirigen, en:
En los registros de las Administraciones de las Comunidades Autónomas.
En los registros de las entidades de la Administración local, siempre que exista convenio al respecto.
El ciudadano tiene derecho a obtener copia sellada del original entregado, como prueba de su presentación. Asimismo, se reconoce al ciudadano el derecho a que se les expida recibo acreditativo de la fecha de presentación de un documento en particular. Además, se reconoce el derecho a la devolución de documentos originales, salvo cuando éstos sean necesarios en el curso de un procedimiento administrativo en particular. Asimismo, se reconoce el derecho a la devolución de los documentos originales, si se realizan copias compulsadas, cuando no sea estrictamente necesaria la entrega del original.
NOTA: Este modelo se ha expuesto de la forma más descriptiva posible, para mayor información contactar con presidencia@aspm.es
Modelo_instancia
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